Vállalkozónak lenni legalább annyira izgalmas, mint amennyire kimerítő: a meetingek megszervezésétől és vezetésétől kezdve az új stratégiák tervezéséig és végrehajtásáig, az elégedetlen alkalmazottak kezelésétől a leendő új ügyfelekkel való találkozásig feladatok sorát kell naponta végrehajtani. De hogyan képesek a sikeres vállalkozók ennyi feladattal és felelősséggel zsonglőrködni anélkül, hogy belebuknának? A válasz a profi időgazdálkodás.

1. Spórolj időt a technológia használatával
Az úttesten felhalmozódó nedves levelek rendkívül csúszóssá válhatnak, ami hasonlóvá teszi a vezetési körülményeket a jégen történő vezetéshez. Ráadásul a hőmérséklet fagypont alá csökkenésével a levelek is megfagynak és rendkívül veszélyessé válnak az úttesten. Amellett, hogy csökkentik az autó tapadását, megcsúszást és a jármű uralmának vesztését okozva, a levelek még el is fedik a felfestett útjelzéseket, ami megnehezíti a sávok helyének felismerését.

A modern vállalkozó tudja, hogyan használhatja a technológiát értékes percek és felbecsülhetetlen órák megtakarítására. Számtalan olyan rutinszerű munka, feladat létezik, amit automatizálni lehet: ilyen a rendszeres üzleti és személyes havi számlák teljesítése, vagy akár egészen kifinomult marketing kampányok lefolytatása marketingautomatizációs szoftverek segítségével (például HubSpot, vagy az Oracle -féle Eloqa).

Teendőlista és emlékeztető applikációk segítségével könnyebb átlátni a napi feladatokat és fontos találkozókat, időmérő alkalmazásokkal pedig – ilyen például a Toggl - pontosan nyomon lehet követni, hogy mivel mennyi időt foglalkoztál, hol tudsz optimalizálni, melyik feladat elvégzése éri meg a leginkább.

2. Állíts be naptáradban találkozót saját magaddal

Új dolgok megtanulásához, régi egyetemi barátokkal való találkozáshoz, a múltheti teljesítmény értékeléséhez, némi önvizsgálathoz időre van szükség. Érdemes ezt az időt a céges naptáradba is bevésni - egyfajta találkozóként önmagunkkal - és szentül betartani, hiszen ilyenkor tudsz:

• utánajárni és lépést tartani a piac legújabb trendjeivel,

• elvégezni a téged érdeklő képzéseket, tanfolyamokat,
• tervet készíteni a következő heti feladatok ütemezésére.

3. Tervezz a megszakításokkal

Ha napi, heti ütemterved tele van a saját feladataiddal, akkor igen nehézkessé válik a hirtelen, váratlanul beeső plusz feladatok, problémák megoldása, ami lehet egy kulcsfontosságú munkatárs lebetegedése, vagy akár az autód lerobbanása is. Éppen ezért fontos, hogy a napi menetrendedben legalább egy kis helyet hagyj az ilyen jellegű feladatmegszakításokra, hogy a napi és heti célok ne kerüljenek veszélybe.

4. Alkalmazd az Ivy Lee módszert

1918-ban Charles M Schwab, Amerika akkori legnagyobb hajógyártó vállalata, a Bethlehem Steel Corporation elnöke megbízta Ivy Lee termelékenységi tanácsadót, hogy javítson a munkafolyamatokon, a cég hatékonyságán. Az „Ivy Lee módszer” bevált Schwab csapatának, biztosan nálad is működik:

• Minden nap végén szánj egy kis időt (lehet ez a „meeting saját magaddal”) arra, hogy leírj 6 dolgot, amit másnap el kell végezned!
• Rendezd fontossági sorrendbe ezt a 6 feladatot!
• Másnap kezdd az első feladattal, és csak akkor kezdj bele a következőbe, ha az előzőt befejezted!
• Folytasd a feladatok ily módon történő elvégzését, amíg el nem érkezik az ideje, hogy a nap végén újra megírd a következő napi 6-os feladatlistát!
• Amivel nem sikerült végezned, építsd bele a következő nap 6 feladatába!

Talán túl egyszerűnek tűnik a módszer, de hidd el, beválik. Már csak annál az egyszerű oknál fogva is, mert rákényszerít a „single taskingre”, vagyis arra, hogy mindig a legfontosabb feladatra összpontosíts, és csakis arra.

5. Delegálj, delegálj, delegálj

Valószínűleg hetente több olyan feladatot is elvégzel, amit könnyedén átadhatnál valaki másnak, mindössze 10-30 percet kellene a feladatátruházással foglalkoznod. Ne feledd, a delegálás a legjobb eszköz arra, hogy felszabadíts időt olyan feladatok elvégzésére, ami a legnagyobb értéket hozza az üzlet számára.

6. Tedd fel a szemellenződ

Ahogy a lovak is szemellenzőt használnak, hogy biztosan a pályán maradjanak, átvitt értelemben te is nyugodtan tedd fel a szemellenződet fontos munkák elvégzéséhez, különösen az erős koncentrációt igénylő feladatoknál.

• Vezess be rituálékat, amivel felkészítheted az elmédet a nagy intenzitású munkára. Ez lehet akár kávéfőzés, vagy egy gyors fekvőtámasz is.
• Iktasd ki a zavaró tényezőket, a környezeti zajoktól kezdve a felesleges asztali tárgyakig!
• Hagyj fel a kifogásokkal, állj neki minél előbb!
• Tedd a céljaidat mérhetővé, reálissá és időzítetté!

A következő 6 tippet a következő cikkünkben találod.

Nem csak jó olvasást, de hatékony megvalósítást is kívánunk a tippekhez!

2020.09.29.