A jövőre való felkészülés, különösen pénzügyi szempontból, kritikus fontosságú minden vállalkozás számára. Kisvállalkozók esetében a jövőbeli kiadások és bevételek áttekintésének egyik legjobb módja a költségvetés, vagy pénzügyi kalendár készítése.

Egy jól működő költségvetés létrehozásával nyomon követhetővé válnak a kiadások, a bevételek, a rendelkezésre álló készpénz, ami a vállalkozás sikeres működéséhez és növekedéséhez elengedhetetlen. A költségvetés-tervezés hosszú távon segít a kiadások lefaragásában, ráadásul olyan pénzügyi problémák azonosításában is, melyek később jóval nagyobb bajt okoznának. Az elkészített terv teljesülését persze rendszeresen ellenőrizni kell.

Vállalkozások költségvetésének összeállításához egy teljes év kiadásait és bevételeit meg kell vizsgálni, amihez érdemes megnézni a tavalyi évet, majd eldönteni, hogy idén várhatóan ugyanannyit, kevesebbet vagy többet költünk majd. Tulajdonképpen az éves célok felállítását jelenti ez.

A folyamat során:

1. Vizsgáljuk meg a bevételeinket: az előző évek áttekintése alapján vegyük számba az összes bevételi forrásunkat.

2. Vonjuk le a fix költségeket: az állandó költségek (például bérleti díj, biztosítások, közüzemi számlák, adók) függetlenek a vállalkozásunk forgalmától, ezek jellemzően szerződéses jellegűek.

3. Határozzuk meg a változó költségeket: a fix költségek áttekintésekor biztosan találunk változó költségeket is (például az alapanyagok költsége, jutalékok, marketingkiadások stb.)

4. Hozzunk létre egy vészhelyzeti alapot a váratlan költségekre: aki vezetett már vállalkozást, tudja, hogy ezek a költségek mindig a legfájdalmasabb helyzetben merülnek fel.

5. Készítsük el az eredménykimutatást: a fenti információk birtokában, azok összevetésével képet kapunk várható nyereségünkről vagy veszteségeinkről.

Használjunk bátran sablonokat!

Egy üzleti költségvetés elkészítése jóval bonyolultabb, mint a családi kockásfüzet kitöltése. Nagyon sok szempontot kell figyelembe venni, teljesen jogos a félelem, hogy az ember figyelmen kívül hagy valami fontos elemet. Szerencsére ma már rengeteg sablon megtalálható az interneten, melyek segítenek a költségvetés megtervezésekor. Ezekkel sok időt és frusztrációt spórolhatunk meg.

A megfelelő sablon kiválasztása persze szintén ijesztőnek tűnhet. Fontos, hogy könnyen használható legyen, emellett a rendszeres felülvizsgálatban segít, ha online sablont választunk, hiszen az bárhol elérhető és szerkeszthető. Emellett a testreszabhatóság is fontos, amely lehetővé teszi elemek hozzáadását, sőt szükség esetén a képletek megváltoztatását. Az alábbi három sablon ingyenesen letölthető.

- A Corporate Finance Institute Excel-sablonja: tartalmazza a bevételeket, a változó és fix költségeket, a nem pénzbeli kiadásokat (például amortizáció), a nem működési költségeket.

- A Google Docs éves költségvetési sablonja: egyszerű, könnyen testre szabható, még beépített grafikonokat is tartalmaz.

- Microsoft Office kiadási sablonja: Ez kizárólag a kiadásokat tartalmazza, segítségével könnyen összevethetők a tervezett és a valós kiadások.

Költségvetés tervezése nem könnyű feladat, de ha egyszer elkészül, sokkal jobban megismerhetjük saját vállalkozásunkat és segít a kitűzött pénzügyi célok elérésében is. A tervek havi frissítésével megtudhatjuk, hogy áll cégünk anyagilag, és jobb döntéseket hozhatunk annak érdekében, hogy vállalkozásunk nyereséges és sikeres legyen.

2021.01.08.