Miért vagyunk mindannyian a produktivitás megszállottjai? Valószínűleg azért, mert ebben a digitális, rohanó világban nehezebb a feladatainkra koncentrálni és elvégezni a munkánkat, a sok figyelemelterelő tényező miatt. Arról nem is beszélve, hogy egy produktív munkanap elérése némileg euforikus érzéseket vált ki belőlünk.

A produktívabb munkanap elérése egyfajta tévhithez vezetett azzal kapcsolatban, hogy mi is valójában a produktivitás – ez ugyanis sokkal több, mint a feladatok kipipálása a teendőink listájáról. Az igazán produktív emberek nem arra koncentrálnak, hogy minél több dolgot csináljanak; ez tulajdonképpen a produktivitás ellentéte. Ha valóban produktívak akarunk lenni, akkor arra kell törekednünk, hogy kevesebb dolgot csináljunk. Az alábbi tippek és szokások megfogadásával te is a produktív emberek táborába kerülhetsz!

1. VÁGJUK FELÉRE A TENNIVALÓK LISTÁJÁT, ÉS KONCENTRÁLJUNK A FONTOS DOLGOKRA! A teendők elvégzése a munkanapunk során nem azt kell, hogy jelentse, hogy a lehető legtöbb feladatot beiktatjuk a szentesített nyolc órába. Tényleg szükségünk van arra a 30 feladatra a teendőink listáján? Fogadjuk meg a „kevesebb több” megközelítést, és inkább a fontos dolgok elvégzésére koncentráljunk. Ha nem a legfontosabb feladatokra koncentrálunk, azzal a halogatás lehetőségének is kitesszük magunkat – könnyen előfordulhat, hogy az egész napot a könnyű, kevésbé fontos teendők ellenőrzésével fogjuk tölteni, ahelyett, hogy a nehezebb feladatokkal foglalkoznánk. Ehelyett a nap elején szánjunk néhány percet arra, hogy kiválasszunk 1-3 nagyon fontos feladatot – azokat a dolgokat, amelyeket bármi tör-ténjék is, a nap végéig be kell fejeznünk.

2. TARTSUNK TÖBB SZÜNETET! A több órás munka után jelentkező fejfájás egy jelzés, hogy ideje lenne egy szünet beiktatásának. Mivel az agy már fogytán van a glükóznak, adjunk egy kis időt a felfrissülésre azzal, hogy sétálunk egyet, ebédelünk vagy harapunk valamit, esetleg egyszerűen csak relaxálunk. Így feltöltődve térhetünk vissza a munkához, készen állva a nagyobb produktivitás elérésére.

3. KÖVESSÜK A 80/20 SZABÁLYT! Jellemzően csak a napi tevékenységeink 20 százaléka eredményezi az eredményeink 80 százalékát. A munkanapok során iktassuk ki azokat a dolgokat, amelyek kevésbé számítanak, vagy minimális hatással vannak az általános termelékenységre. Például a következő projektet bontsuk lépésekre, és szisztematikusan távolítsuk el a feladatokat, amíg végül meg nem lesz az a 20 százalék, amely a 80 százalékos eredményt fogja produkálni.

4. INTÉZZÜK EL A KIHÍVÁST JELENTŐ FELADATOKAT, MÉG EBÉD ELŐTT! A legnagyobb kihívást jelentő, vagy éppen elmélyülést igénylő munkákat érdemes friss aggyal elvégezni, lehetőleg mindig ugyanabban a napszakban, előre megtervezett időkeretek között. A megbeszéléseket, meetingeket pedig érdemes délutánra időzíteni.

5. JAVÍTSUK AZ E-MAILEZÉSI ÉS KOMMUNIKÁCIÓS SZOKÁSAINKAT! Az e-mail írás produktivitás gyilkos és általában eltereli a figyelmet a valóban fontos feladatokról – ne essünk ebbe a csapdába. Általános szabály, hogy ha az e-mail-lánc két válasznál tovább tart, itt az ideje a telefonon való egyeztetésnek. Az igazán rövid kérdésekre pedig a Teams vagy Skype használata a legcélravezetőbb. Szüntessük meg a nem hatékony kommunikációt!

6. HOZZUNK LÉTRE EGY RENDSZERT! Az évek során valószínűleg kialakítottunk már néhány produktivitás romboló szokást. Kezeljük a zavaró, elterelő szokásainkatt egy rendszer létrehozásával. Például azok, akik kényszeresen ellenőrzik az e-mailjeiket, tervezzenek egy reggeli, délutáni és esti idősávot a bejövő üzenetek kezelésére. Ellenkező esetben ezek az egész nap folyamán elfogják vonni a figyelmet a fontosabb célokról.

7. HAGYJUNK FEL A MULTI-TASKINGGAL! Ne próbáljunk meg egyszerre 10 dolgot csinálni! Hatékonyabban és eredményesebben tudjuk a feladatainkat elvégezni, ha egyszerre csak egy feladatra koncentrálunk.

8. UNATKOZZUNK! Ellentmondásosnak hangzik, hogy az unatkozást produktív szokásnak nevezzük, de fontos, hogy jól érezzük magunkat az unalommal. Az elmélyült, nehezebb munka nem mindig élvezetes, és az unalom vagy a frusztráció az, ami arra késztet bennünket, hogy keressük a figyelemelterelést. Kerüljük a közösségi média használatát szórakozásra, amennyire csak lehetséges, és szokjunk rá a semmittevésre.

9. LEGYÜNK NEHEZEBBEN ELÉRHETŐK! Kérjük meg az embereket, hogy gondolják át alaposan a kérdéseiket, mielőtt hozzánk fordulnak, és adjanak meg minél több információt az e-mailjeikben. Ugyanez vonatkozik ránk is fordított esetben!

10. VEZESSÜNK EGY FIGYELEMELTERELŐ LISTÁT, HOGY KONCENTRÁLTAK TUDJUNK MARADNI! Az e-mailek, a közösségi média és ezernyi apró teendő miatt könynyű elterelni a figyelmet, amikor megpróbálunk produktívak lenni. A figyelemelterelés csökkentésének egyik hatékony módszere a „figyelemelterelési lista” készítése egy jegyzetfüzetben, amikor egy zavaró gondolat felbukkan. Tartsuk ezt a közelben munka közben. Amikor felbukkan egy figyelemelterő gondolat, írjuk fel a listára, és folytassuk a munkát.Ez főképp azért hatékony, mert sokszor ezek a gondolatok jogosan igénylik a figyelmet, – csak éppen rossz időben.

11. HASZNÁLJUK AZ EISENHOWER-MÁTRIXOT A HOSSZÚ TÁVÚ PRIORITÁSOK MEGHATÁROZÁSÁHOZ. Semmi sem olyan haszontalan, mint hatékonyan elvégezni azt, amit egyáltalán nem kellene. Az Eisenhower-mátrix megkönnyíti annak megismerését, hogy mi a fontos és mi nem. A mátrix létrehozásához készítsünk egy 2 x 2 négyzetet. A függőleges Y tengelyre írjuk fel a „fontos” és „nem fontos” szavakat, a vízszintes X tengelyre a „sürgős” és a „nem sürgős” szavakat. A teendőink listáján szereplő feladatokat mérlegeljük és írjuk be a megfelelő négyzetbe.A teendők listájának az egyes feladatok fontossága és sürgőssége alapján történő rendszerezése segíthet azonosítani azokat az időrablókat, amelyekkel nem éri meg foglalkozni. A napunk nagy részét olyan dolgokkal töltjük, amelyek sürgősek, de nem fontosak? – Keressük meg a delegálás, automatizálás vagy a megszüntetés lehetőségeit. Olyan dolgokra fordítunk időt, amelyek nem fontosak vagy nem sürgősek? – Hagyjuk figyelmen kívül ezeket a feladatokat.

12. BONTSUK A FELADATOKAT KISEBB SZELETEKRE! Miért halogatunk feladatokat? Számos oka van annak, hogy az emberek halogatnak, de az egyik legfontosabb az, hogy a teendő listán szereplő feladatok egyszerűen túl ijesztőnek tűnnek. Ha ezen a listán olyan tételek szerepelnek, amelyek nagy terjedelműek és nem túl konkrétak, akkor ezeknek a feladatoknak a megoldása kihívást jelent, mert azt sem tudjuk, hol kezdük el.

13. HOZZUNK KEVESEBB DÖNTÉST (OLYAN DOLGOKRÓL, AMELYEK NEM FONTOSAK)! Néhány döntés fontos. A legtöbb nem az. Ha produktívabbak szeretnénk lenni, fontoljuk meg a mindennapi döntések kiszervezését vagy megszüntetését. Nincs értelme a döntési energiát a lényegtelenre pazarolni.

14. FELADATOK AUTOMATIZÁLÁSA.Keressünk olyan technológiát, amely automatizálhatja az ismétlődő feladatainkat! Lehet ez billentyűzet kombináció, gyorsgépelés megtanulása vagy új, feladatokat könnyítő és lerövidítő technológiák alkalmazása.

15. TERVEZZÜNK ARRA AZ ESETRE, HA A DOLGOK ROSSZUL MENNÉNEK! Mindenkivel előfordult már, hogy egy nem várt esemény szakított meg egy munkanapot: elromlott az autó, és ki kellett hívni a szerelőt, vagy akár az utolsó pillanatban bukkant fel egy megbeszélés. Sokszor elfelejtjük figyelembe venni azokat a feladatokat vagy kötelezettségeket, amelyek még nem szerepelnek a naptárunkban. A megszakításokra való felkészüléssel és a vészhelyzeti tervek készítésével gyorsan tudunk alkalmazkodni, amikor előre nem tervezett problémák merülnek fel.

16. DOLGOZZUNK, MIELŐTT MOTIVÁLTAK VAGY INSPIRÁLTAK LENNÉNK! Sokan, akik produktívabb szokásokat szeretnének kialakítani, arról beszélnek, hogy inspirálódni vagy motiválódni kell. A kiemelkedően produktív emberek ehelyett arra összpontosítanak, hogy elkezdjék a munkát – függetlenül attól, hogy motiváltak-e vagy sem. Ugyanis a cselekvés motivációhoz vezet, ami még több cselekvést eredményez. A kiemelkedően produktív emberek nem várnak a motivációra – elkezdenek dolgozni, és a motiváció követi őket.

17. TÖLTŐDJÜNK FEL! Szánjunk időt a feltöltődésre. Aludjunk minden este eleget, sportoljunk és táplálkozzunk egész-ségesen. Fontos itt megjegyezni, hogy az elegendő alvásmennyiség mindenkinél más!

18. ÉLESÍTSÜK A FEJSZÉT! Azzal, hogy sok időt töltünk tanulással, önképzéssel, több ismeretet birtokába jutunk, egyre jobban értünk a szakmánkhoz, valamint gyorsabb és pontosabb döntéseket fogunk tudni hozni. Szánjunk időt a fejlődésre, hogy hatékonyabban tudjunk majd reagálni a legkülönbözőbb helyzetekre!

19. LEGYÜNK JOBBAK ABBAN, HOGY „NEMET” MONDJUNK! Nemet mondani nehéz, ugyanis az azt jelenti, hogy tudatosan félre kell tennünk dolgokat, hogy legyen idő a legfontosabb prioritást élvező tevékenységekkel foglalkozni. A leghatékonyabb emberek rájöttek, hogy mi az, amit igazán értékesnek tartanak, és arra fordítják erőfeszítéseiket, hogy azt a legjobb tudásuk szerint végezzék. Ez általában azt jelenti, hogy felhagynak néhány „jó” tevékenységgel, hogy a számukra és a céljaik szempontjából legfontosabb dolgokra összpontosíthassanak.

+ 1 TIPP: TANULJUNK MEG SEGÍTSÉGET KÉRNI! Az eredményes emberek elismerik, ha valamit nem tudnak. Ha segítséget kérünk ahelyett, hogy egyedül próbálnánk átküzdeni magunkat valamin, időt (és frusztrációt) spórolunk meg.

2023.05.15.