Miért vagyunk mindannyian a
produktivitás megszállottjai? Valószínűleg azért, mert ebben a digitális,
rohanó világban nehezebb a feladatainkra koncentrálni és elvégezni a munkánkat,
a sok figyelemelterelő tényező miatt. Arról nem is beszélve, hogy egy produktív
munkanap elérése némileg euforikus érzéseket vált ki belőlünk.
A produktívabb munkanap elérése
egyfajta tévhithez vezetett azzal kapcsolatban, hogy mi is valójában a produktivitás
– ez ugyanis sokkal több, mint a feladatok kipipálása a teendőink listájáról.
Az igazán produktív emberek nem arra koncentrálnak, hogy minél több dolgot
csináljanak; ez tulajdonképpen a produktivitás ellentéte. Ha valóban produktívak
akarunk lenni, akkor arra kell törekednünk, hogy kevesebb dolgot csináljunk. Az
alábbi tippek és szokások megfogadásával te is a produktív emberek táborába
kerülhetsz!
1. VÁGJUK FELÉRE A TENNIVALÓK
LISTÁJÁT, ÉS KONCENTRÁLJUNK A FONTOS DOLGOKRA! A teendők elvégzése a munkanapunk
során nem azt kell, hogy jelentse, hogy a lehető legtöbb feladatot beiktatjuk a
szentesített nyolc órába. Tényleg szükségünk van arra a 30 feladatra a teendőink
listáján? Fogadjuk meg a „kevesebb több” megközelítést, és inkább a fontos
dolgok elvégzésére koncentráljunk. Ha nem a legfontosabb feladatokra koncentrálunk,
azzal a halogatás lehetőségének is kitesszük magunkat – könnyen előfordulhat, hogy
az egész napot a könnyű, kevésbé fontos teendők ellenőrzésével fogjuk tölteni,
ahelyett, hogy a nehezebb feladatokkal foglalkoznánk. Ehelyett a nap elején
szánjunk néhány percet arra, hogy kiválasszunk 1-3 nagyon fontos feladatot –
azokat a dolgokat, amelyeket bármi tör-ténjék is, a nap végéig be kell
fejeznünk.
2. TARTSUNK TÖBB SZÜNETET! A több órás munka után
jelentkező fejfájás egy jelzés, hogy ideje lenne egy szünet
beiktatásának. Mivel az agy már fogytán van a glükóznak, adjunk egy kis
időt a felfrissülésre azzal, hogy sétálunk egyet, ebédelünk vagy harapunk valamit,
esetleg egyszerűen csak relaxálunk. Így feltöltődve térhetünk vissza a munkához,
készen állva a nagyobb produktivitás elérésére.
3. KÖVESSÜK A 80/20 SZABÁLYT! Jellemzően csak a
napi tevékenységeink 20 százaléka eredményezi az eredményeink 80 százalékát. A
munkanapok során iktassuk ki azokat a dolgokat, amelyek kevésbé számítanak,
vagy minimális hatással vannak az általános termelékenységre. Például a
következő projektet bontsuk lépésekre, és szisztematikusan távolítsuk el a
feladatokat, amíg végül meg nem lesz az a 20 százalék, amely a 80 százalékos
eredményt fogja produkálni.
4. INTÉZZÜK EL A KIHÍVÁST JELENTŐ
FELADATOKAT, MÉG EBÉD ELŐTT! A legnagyobb kihívást jelentő,
vagy éppen elmélyülést igénylő munkákat érdemes friss aggyal elvégezni,
lehetőleg mindig ugyanabban a napszakban, előre megtervezett időkeretek között.
A megbeszéléseket, meetingeket pedig érdemes délutánra időzíteni.
5. JAVÍTSUK AZ E-MAILEZÉSI ÉS
KOMMUNIKÁCIÓS SZOKÁSAINKAT! Az e-mail írás produktivitás
gyilkos és általában eltereli a figyelmet a valóban fontos feladatokról – ne
essünk ebbe a csapdába. Általános szabály, hogy ha az e-mail-lánc két válasznál
tovább tart, itt az ideje a telefonon való egyeztetésnek. Az igazán rövid
kérdésekre pedig a Teams vagy Skype használata a legcélravezetőbb. Szüntessük meg
a nem hatékony kommunikációt!
6. HOZZUNK LÉTRE EGY RENDSZERT! Az évek során valószínűleg
kialakítottunk már néhány produktivitás romboló szokást. Kezeljük a zavaró,
elterelő szokásainkatt egy rendszer létrehozásával. Például azok, akik
kényszeresen ellenőrzik az e-mailjeiket, tervezzenek egy reggeli, délutáni és
esti idősávot a bejövő üzenetek kezelésére. Ellenkező esetben ezek az egész nap
folyamán elfogják vonni a figyelmet a fontosabb célokról.
7. HAGYJUNK FEL A
MULTI-TASKINGGAL! Ne próbáljunk meg egyszerre 10 dolgot
csinálni! Hatékonyabban és eredményesebben tudjuk a feladatainkat elvégezni, ha
egyszerre csak egy feladatra koncentrálunk.
8. UNATKOZZUNK! Ellentmondásosnak hangzik, hogy
az unatkozást produktív szokásnak nevezzük, de fontos, hogy jól érezzük
magunkat az unalommal. Az elmélyült, nehezebb munka nem mindig élvezetes, és
az unalom vagy a frusztráció az, ami arra késztet bennünket, hogy keressük a
figyelemelterelést. Kerüljük a közösségi média használatát szórakozásra,
amennyire csak lehetséges, és szokjunk rá a semmittevésre.
9. LEGYÜNK NEHEZEBBEN ELÉRHETŐK! Kérjük meg az embereket, hogy
gondolják át alaposan a kérdéseiket, mielőtt hozzánk fordulnak, és adjanak meg
minél több információt az e-mailjeikben. Ugyanez vonatkozik ránk is fordított
esetben!
10. VEZESSÜNK EGY FIGYELEMELTERELŐ
LISTÁT, HOGY KONCENTRÁLTAK TUDJUNK MARADNI! Az e-mailek, a közösségi média
és ezernyi apró teendő miatt könynyű elterelni a figyelmet, amikor
megpróbálunk produktívak lenni. A figyelemelterelés
csökkentésének egyik hatékony módszere a „figyelemelterelési lista” készítése
egy jegyzetfüzetben, amikor egy zavaró gondolat felbukkan. Tartsuk
ezt a közelben munka közben. Amikor felbukkan egy figyelemelterő gondolat, írjuk
fel a listára, és folytassuk a munkát.Ez főképp azért hatékony, mert
sokszor ezek a gondolatok jogosan igénylik a figyelmet, – csak éppen rossz
időben.
11. HASZNÁLJUK AZ
EISENHOWER-MÁTRIXOT A HOSSZÚ TÁVÚ PRIORITÁSOK MEGHATÁROZÁSÁHOZ. Semmi sem olyan
haszontalan, mint hatékonyan elvégezni azt, amit egyáltalán nem kellene. Az
Eisenhower-mátrix megkönnyíti annak megismerését,
hogy mi a fontos és mi nem. A mátrix létrehozásához készítsünk
egy 2 x 2 négyzetet. A függőleges Y tengelyre írjuk fel a „fontos” és „nem
fontos” szavakat, a vízszintes X tengelyre a „sürgős” és a „nem sürgős”
szavakat. A teendőink listáján szereplő feladatokat mérlegeljük és írjuk be a megfelelő
négyzetbe.A teendők listájának az egyes
feladatok fontossága és sürgőssége alapján történő rendszerezése segíthet
azonosítani azokat az időrablókat, amelyekkel nem éri meg foglalkozni. A
napunk nagy részét olyan dolgokkal töltjük, amelyek sürgősek, de nem fontosak? –
Keressük meg a delegálás, automatizálás vagy a megszüntetés lehetőségeit. Olyan
dolgokra fordítunk időt, amelyek nem fontosak vagy nem sürgősek? – Hagyjuk
figyelmen kívül ezeket a feladatokat.
12. BONTSUK A FELADATOKAT KISEBB
SZELETEKRE! Miért halogatunk feladatokat?
Számos oka van annak, hogy az emberek halogatnak, de az egyik legfontosabb az,
hogy a teendő listán szereplő feladatok egyszerűen túl ijesztőnek tűnnek. Ha
ezen a listán olyan tételek szerepelnek, amelyek nagy terjedelműek és nem túl
konkrétak, akkor ezeknek a feladatoknak a megoldása kihívást jelent, mert azt
sem tudjuk, hol kezdük el.
13. HOZZUNK KEVESEBB DÖNTÉST
(OLYAN DOLGOKRÓL, AMELYEK NEM FONTOSAK)! Néhány döntés fontos. A legtöbb
nem az. Ha produktívabbak szeretnénk lenni, fontoljuk meg a mindennapi döntések
kiszervezését vagy megszüntetését. Nincs értelme a döntési energiát a
lényegtelenre pazarolni.
14. FELADATOK AUTOMATIZÁLÁSA.Keressünk olyan technológiát,
amely automatizálhatja az ismétlődő feladatainkat! Lehet ez billentyűzet
kombináció, gyorsgépelés megtanulása vagy új, feladatokat könnyítő és
lerövidítő technológiák alkalmazása.
15. TERVEZZÜNK ARRA AZ ESETRE, HA
A DOLGOK ROSSZUL MENNÉNEK! Mindenkivel előfordult már,
hogy egy nem várt esemény szakított meg egy munkanapot: elromlott az autó, és
ki kellett hívni a szerelőt, vagy akár az utolsó pillanatban bukkant fel egy
megbeszélés. Sokszor elfelejtjük figyelembe venni azokat a feladatokat vagy
kötelezettségeket, amelyek még nem szerepelnek a naptárunkban. A
megszakításokra való felkészüléssel és a vészhelyzeti tervek készítésével
gyorsan tudunk alkalmazkodni, amikor előre nem tervezett problémák merülnek fel.
16. DOLGOZZUNK, MIELŐTT MOTIVÁLTAK
VAGY INSPIRÁLTAK LENNÉNK! Sokan, akik produktívabb szokásokat szeretnének
kialakítani, arról beszélnek, hogy inspirálódni vagy motiválódni kell. A
kiemelkedően produktív emberek ehelyett arra összpontosítanak, hogy elkezdjék
a munkát – függetlenül attól, hogy motiváltak-e vagy sem. Ugyanis a cselekvés
motivációhoz vezet, ami még több cselekvést eredményez. A kiemelkedően
produktív emberek nem várnak a motivációra – elkezdenek dolgozni, és a
motiváció követi őket.
17. TÖLTŐDJÜNK FEL! Szánjunk időt a feltöltődésre.
Aludjunk minden este eleget, sportoljunk és táplálkozzunk egész-ségesen. Fontos itt
megjegyezni, hogy az elegendő alvásmennyiség mindenkinél más!
18. ÉLESÍTSÜK A FEJSZÉT! Azzal, hogy sok időt töltünk
tanulással, önképzéssel, több ismeretet birtokába jutunk, egyre jobban értünk a
szakmánkhoz, valamint gyorsabb és pontosabb döntéseket fogunk tudni hozni. Szánjunk
időt a fejlődésre, hogy hatékonyabban tudjunk majd reagálni a legkülönbözőbb
helyzetekre!
19. LEGYÜNK JOBBAK ABBAN, HOGY
„NEMET” MONDJUNK! Nemet mondani nehéz, ugyanis az
azt jelenti, hogy tudatosan félre kell tennünk dolgokat, hogy legyen idő a
legfontosabb prioritást élvező tevékenységekkel foglalkozni. A leghatékonyabb
emberek rájöttek, hogy mi az, amit igazán értékesnek tartanak, és arra
fordítják erőfeszítéseiket, hogy azt a legjobb tudásuk szerint végezzék. Ez
általában azt jelenti, hogy felhagynak néhány „jó” tevékenységgel, hogy a
számukra és a céljaik szempontjából legfontosabb dolgokra összpontosíthassanak.
+ 1 TIPP: TANULJUNK MEG SEGÍTSÉGET
KÉRNI! Az eredményes emberek elismerik,
ha valamit nem tudnak. Ha segítséget kérünk ahelyett, hogy egyedül próbálnánk
átküzdeni magunkat valamin, időt (és frusztrációt) spórolunk meg.
2023.05.15.